Программное обеспечение распределенного управления проектами

Internet-ориентированное управление проектами приобретает известность как распределенное управление проектами (Distributed Project Management, DPM)

и в настоящее время представляет собой очень большой и быстрорастущий сегмент рынка.

Огромное количество отраслей требует использования инструментов сотрудничества. Помимо ХТ-организаций, пользователями инструментов сотрудничества являются и организации, не связанные с информационными технологиями (не ХТ-организации), например архитектурные, инженерные, аэрокосмические, оборонные, энергетические, здравоохранительные, фармацевтические, производственные, телекоммуникационные и строительные.

Исследование, проведенное фирмой Datatech (штат Массачусетс), занимающейся исследованиями в области маркетинга и новых технологий, показало, что поставщики, способные поставить на рынок технологии, обеспечивающие сотрудничество в рамках проектов, будут иметь преимущество перед конкурентами. По оценкам Datatech, рынок таких специализированных инструментов превысит к 2004 году 3 млрд. долларов. А прогноз для рынка средств распределенного управления проектами, сделанный фирмой Collaborative Strategies LLC (штат ХСалифорния), говорит, что доходы от таких срюдств, как ожидается, составят к 2003 году 1,5 млрд. долларов. И хотя США находится в авангарде стран, внедряющих инструменты сотрудничества, Европа и Азия в настоящее время также демонстрируют свою заинтересованность в них.

На рынке систем распределенного управления проектами в настоящее время вырисовываются определенные тенденции. Так, наблюдается отход от сложных приложений, базирующихся на настольных компьютерах, к простым использующим Xnternet-технологии средствам, несмотря даже на тот факт, что налицо смещение интерюса от локальных проектов к более сложным распределенным. [82, р. 2]

Программные пакеты для управления проектами

Наиболее подробный список доступных сегодня пакетов для управления проектами - "Обзор пакетов для управления проектами", выполненный PMI в 1999 году (PMI Project Management Software Survey, 1999; далее просто PMI Survey), - делит эти пакеты на несколько категорий, показанных в табл. 5.3, и соотносит их с соответствующими областями управления проектами, определенными в РМВОК. Каждая категория подробно обсуждается ниже.

Комплексные пакеты для управления проектами

Комплексные пакеты для управления проектами, состоящие из нескольких совместимых друг с другом модулей (причем любой обладает теми или иными возможностями в каждой из перечисленных ниже категорий), были разработаны в различных отраслях. Наиболее активные заказчики таких пакетов - оборонная и аэрокосмическая отрасли. Однако, несмотря на свое происхождение, большая часть пакетов вполне может быть применена и во многих других отраслях и областях деятельности.

Управление проектами

с использованием Iiiternet-технологий

Тиммонс (Timmons) утверждает - и приводит определенные доказательства -что "наш будущий успех (как менеджеров проекта) будет определяться тем, насколько хорошо мы умеем пользоваться возможностями, предоставляемыми Internet" [103].

Разработка и внедрение полностью интегрированной ИСУП, использующей Internetexнoлoгии, в отдельно взятой организации сами по себе являются сложным проектом. Тиммонс описывает логически непротиворечивый подход к развертыванию такой системы, обращает внимание на некоторые "подводные камни", сопутствующие внедрению в некоей организации одной из коммерчески доступных систем, и описывает процесс создания такой Internet-ориентированной системы в другой организации. Его разработка "базировалась на трех фундаментальных требованиях: формах переноса данных, связи данных и процессе авторизации". Перенос данных предполагает размещение всей информации, за исключением графических объектов, в базах данных. Это означает разработку электронных форм, которые конвертируют представленные на бумаге данные в электронные базы данных, позволяя обмениваться информацией с помощью обычного Internet-браузера.

Связь данных возможна благодаря открытому стандарту базы данных, который позволяет связываться программам различных производителей ПО. Это устраняет дублирование информации и повышает актуальность хранимых данных за счет выполнения специальных процедур проверки их состоятельности.

Процесс авторизации контролирует доступ к базам данных, обеспечивает инфор мационные потоки к ним и от них, а также обеспечивает их надежность, контролируя запросы критически важных данных с помощью электронньгх подписей.

Среди множества преимуществ и выгод, которые сулит Internet-ориентированное управление проектами, Тиммонс называет ускорение процессов проектирования, повышение качества отчетов, круглосуточную доступность хранящихся в Internet баз данных, улучшенный контроль исполнения базового плана проекта, наличие списка текучести рабочей силы по проекту (перечня недоделок и отметок об их выполнении), упрощенную процедуру хранения и использования информации, предоставляемой поставщиками: чертежей, журналов регламентных работ, протоколов тестирования, руководств и т.д.

Таблица 5.3. Категории программных пакетов и соотносимые с ними области в управлении проектами. Таблица подготовлена на основе бюллетеня Proceedings of the PMI 1999 Seminars & Symposium. - Philadelphia, PA, October 10-16, 1999. -Newtown Square, PA: Project Management Institute, p. 3. Количество программных пакетов, рассмотренных в каждой категории, указано в сксЛках в соответствии с перечнем, приведенным в PMI Survey (Приложение В). Категории не являются взаимоисключающими

Категория программных пакетов

Соотносимая с ней область в управлении проектами (согласно РМВОК)

Комплексные пакеты (36)

Управление процессами/содержанием (19)

Управление расписанием (43)

Управление стоимостью (27)

Управление ресурсами (27)

Управление рисками и их оценивание (15)

Управление коммуникацией (17)

Подкатегории:

Графические расширения (21) Табели учета рабочего времени (25) Web-издатели/Web-органайзеры (15)

Управление интеграцией

Управление временем

Управление стоимостью

Управление человеческими ресурсами

Управление рисками

Управление коммуникацией

Модули, входящие в состав комплексных пакетов, как правило, могут быть оценены отдельно друг от друга, однако основное преимущество такого пакета заключается в том, что все модули интегрированы в единую систему, благодаря чему обеспечивается информационный обмен между ними. Эти продукты могут быть использованы в любых организациях - от малых до крупных, выполняющих любые проекты - от простейших до сложных. "Инженерные, научно-исследовательские, проектировочные компании, правительственные учреждения, фирмы по разработке программного обеспечения, медицинские организации, фирмы-разработчики электронной техники, аэрокосмические и телекоммуникационные компании, представители сферы услуг, консалтинговые фирмы, 1Т-компании - все могут выиграть от применения комплексных пакетов для управления проектами. Некоторые из таких пакетов ориентированы на различные сегменты рынка, определяемые спецификой той или иной отрасли" [90, р. 15].

Ключевые характеристики комплексных пакетов для управления проектами:

• возможность рассмотрения и учета всех фаз жизненного цикла проекта;

• возможность управления всеми проектами на предприятии, причем итоговая информация по этим проектам может представляться в различной

Программное обеспечение для управления расписанием

Программные продукты данной категории, лежащие в основе многих приложений для управления проектами, позволяют осуществлять планирование программ и проектов, построение расписаний, мониторинг и контроль отдельных проектов, программ и мультипроектов, а также всех проектов, входящих в портфели или выполняемых в масштабах всего предприятия. "Календарное планирование - насущная необходимость для проектов, которые выполняются во всех отраслях и сферах деятельности, поэтому программные

форме (как ИСП/ИСР, в организационной форме, в виде схемы счетов или ином), задаваемой пользователем пакета;

• возможность осуществления информационной поддержки стратегических решений;

• возможность связи с другими информационными управленческими программами.

Программное обеспечение

для управления процессами/содержанием проекта

Программные продукты, работающие с процессами, объединяют процесс управления проектами с рабочими процессами функциональных подразделений, участвующих в выполнении проекта. Эти продукты могут быть применены к процессу и методологии управления проектами, а также объединять их с такими вспомогательными методологиями, как, например, методология разработки продукта или процесс разработки программного обеспечения. "Поддержка управления проектами может быть простой, предусматривающей лишь документирование методологии и относящихся к делу материалов, или сложной настолько, чтобы включать в себя оценивание рисков, рассмотрение благоприятных возможностей для ведения бизнеса, анализ окупаемости, протоколирование результатов, коммуникацию, оценивание и непрерывное улучшение методологии" [90, р. 83].

Ключевые характеристики программного обеспечения для управления процессами /содержанием проекта:

• представление процессов в виде блок-схем (потоковых диаграмм);

• одновременное использование вспомогательного программного обеспечения и справочных материалов;

• возможность предоставлять пользователям указания и помощь при освоении ими новой организационной методологии;

• автоматизированная связь с другими системами управления проектами.

Программное обеспечение для управления стоимостью

Программные продукты для управления стоимостью варьируются от простейших приложений, способных связываться с модулями отслеживания расходов продуктов предьщущей категории, до сложных пакетов, способных управлять всеми статьями расходов в течение всех фаз жизненного цикла проекта - от пер вичной оценки на концептуальной фазе до итоговой оценки и анализа на момент завершения.

Ключевые характеристики программного обеспечения для управления стоимостью:

• способность формировать цену предложения, основываясь на трудозатратах по категориям, расценках, надбавках и оценочных объемах;

• способность управлять бюджетом с контролем базового плана;

• способность к прогнозированию, в частности, роста расценок (тарифов, ставок);

• способность измерять производительность работы, в том числе освоенный объем;

• способность анализировать отклонения по срокам и стоимости.

Программное обеспечение

для управления коммуникациями

Эти программные средства обеспечивают накопление всей относящейся к проектам информации и эффективную ее передачу менеджерам проектов и членам проектных команд.

Ключевые характеристики программного обеспечения для управления коммуникациями:

• способность генерировать отчеты о ходе исполнения проекта в натуральных и стоимостных показателях, а также об исполнении расписания;

• автоматизация процесса обработки и взаимодействия различных проектных документов;

• использование Internet-технологий для информационного обмена между всеми членами проектной команды;

• использование досок объявлений, системы сообщений и других способов взаимного информирования и уведомления членов команды.

Программное обеспечение для управления ресурсами

Система управления ресурсами приводит доступные человеческие и иные ресурсы в соответствие требованиям к ресурсам и информирует менеджеров и специалистов по планированию о том, где и когда существуют или могут возникнуть недостаток/избыток ресурсов.

В продукты для управления ресурсами, перечисленные в PMI Survey (27 продуктов) не включены приложения для управления ресурсами в масштабах предприятия - Enterprise Resource Planning (ERP) Applications, которые позволяют интегрировать управление как задействованными, так и не задействованными в проектах ресурсами. ERP-приложения разработаны с целью объединения всех бизнес-функций в общую систему и могут быть применены к любому аспекту деятельности предприятия: финансовому, маркетинговому, инженерному, производственному, пусконаладочному и др. Фирмы PeopIeSoft, Oracle и SAP предлагают на рынке три наиболее известных пакета для управления ресурсами предприятия, каждый из которых имеет свои достоинства и недостатки. Программное обеспечение для управления проектами может быть интегрировано в любое из этих ERP-приложений. Некоторые комплексные пакеты для управления проектами и некоторые системы для управления ресурсами, перечисленные в PMI Survey, позиционируются как способные управлять ресурсами предприятия самостоятельно. Однако вопрос о том, способны ли они управлять в масштабах предприятия значительными объемами ресурсов, не занятых в проектах, требует отдельного изучения.

продукты данной категории не только широко используются, но и отличаются тем, что их можно применить практически к любой отрасли бизнеса или любому проекту" [90, р. 121].

Ключевые характеристики программного обеспечения для управления расписанием:

• способность планировать и выстраивать во времени последовательности операций, используя методы CPM/PDM/PERT или диаграммы Гантта;

• способность генерировать, основываясь на ИСП/ИСР, главные расписания и детализированные расписания более низких иерархических уровней;

• способность выполнять вычисления критического пути;

• возможность распределения и выравнивания ресурсов с требуемой степенью точности и детальности анализа;

• способность отслеживать исполнение расписания на текущий момент и делать прогноз на будущее, основываясь на нынешнем состоянии проекта и его базовом плане;

• способность формировать отчеты об исполнении расписания, в том числе в форме диаграмм Гантта и сетевых диаграмм;

• для некоторых программных продуктов - способность работать с операциями критического пути, учитывая буферы и результаты вычислений критического пути, ограниченного ресурсами.