• возможность составления и ведения членами проектных команд списков предстоящих дел и задач" в электронной форме;

• возможность аудита изменений, вносимых в листки табельного учета;

• возможность взаимодействия с другими программными пакетами управления проектами, позволяющая автоматизировать корректировку расписания проекта;

• возможность взаимодействия с финансовыми системами предприятия;

• способность генерировать отчеты для членов проектной команды и руководства в форме, задаваемой пользователем.

Графические распшрения (подкатегория программного обеспечения для управления коммуникацией)

Программные средства этой категории принимают на вход данные, выдаваемые другими пакетами, и представляют их в графическом формате, выбранном пользователем. Примерами графического представления могут служить традиционно используемые в управлении проектами диаграммы Гантта, сетевые диаграммы, иерархические структуры, схемы по методу PERT. Некоторые примеры таких представлений приведены в главах части П. Ключевые характеристики графических расширений:

• способность извлекать данные из различных программных пакетов управления проектами и других источников;

• возможность осуществлять фильтрацию, сортировку и отбор информации по критериям, задаваемым пользователем, а также использовать различные форматы представления выходных данных.

Web-издатели и органайзеры (подкатегория программного обеспечения для управления коммуникациями)

Web-органайзеры - это продукты, способные сводить воедино информацию из •различных проектных документов и представлять ее в форме Web-сайта с совокупностью гиперссылок, создавая тем самым рабочий журнал проекта в Internet

или перенося весь процесс управления проектом в Сеть, как уже обсуждалось выше.

Ключевые характеристики Web-издателей и органайзеров:

• способность публиковать отчеты, которые могут быть просмотрены в стандартных Internet-браузерах;

• способность создавать электронный рабочий журнал проекта;

• возможность размещения в Сети проектной документации и формирования структуры гиперссылок для обмена данными;

• возможность формирования Internet-ориентированных процессов управления проектами.

5.4 ВЫБОР И ВНЕДРЕНИЕ ПРОГРАММНЫХ СРЕДСТВ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

Рынок программных средств для управления проектами большой, активно развивающийся и отличающийся высокой конкуренцией. Выбор наилучшего (применительно к определенным условиям управления проектами в конкретной организации) комплексного пакета или набора отдельных пакетов из множества аналогичных продуктов может сам по себе рассматриваться как крупный и сложный проект.

Определение проекта выбора, адаптации и внедрения программного средства управления проектами

Если только потребности организации не ограничиваются простейшим, обладающим рудиментарными возможностями средством составления расписаний для одного-единственного проекта, то выбор, адаптация и внедрение современного комплексного пакета или совокупности отдельных пакетов следует рассматривать как отдельный проект, который должен быть создан, спланирован и выполнен с использованием лучших доступных методик и инструментов управления проектами. Ниже приводятся основные соображения, которые могут оказаться полезными организации, приступающей к работе по улучшению своих процессов, инструментов и процедур планирования и контроля проектов.

Типичный проект выбора, адаптации и внедрения программного пакета управления проектами состоит из четырех фаз, занимающих первый (высший) уровень иерархической структуры проекта/работ, приведенной в табл. 5.4. Для некоторых основных элементов каждой фазы даны описания, призванные обеспечить более глубокое понимание сложностей и взаимозависимостей, свойственных данному проекту.

Системы табельного учета рабочего времени (подкатегория программного обеспечения для управления коммуникациями)

Учет рабочего времени, проведенного над выполнением тех или иных задач проекта, - крайне важная процедура в обеспечении качественного контроля проекта. Средства табельного учета облегчают эту процедуру, давая членам проектной команды возможность вести протоколы и готовить отчеты о затраченном рабочем времени в электронной форме. Эти средства варьируются от простейших до весьма и весьма сложных.

Ключевые характеристики систем табельного учета рабочего времени:

Концепция проекта (фаза 1 жизненного цикла проекта) Утверждение стратегических целей организации, поддержку которых обеспечит новый программный пакет

Описание предполагаемого состояния процессов управления проектами в организации, в условиях которого предстоит функционировать данному программному средству Определение логически обоснованного ряда этапов, по которым будет развиваться управление проектами в организации; данные этапы могут коррелировать со ступенями конкретной модели зрелости управления проектами (см. главу 3), с указанием того, как вписывается применение нового пакета в уровни этой модели

Назначение дат целевых контрольных событий и формулирование оценки порядка величины вложений (как денежных средств, так и ключевых человеческих ресурсов), требуемых для достижения целей проекта Назначение спонсора и менеджера проекта, а также обнародование устава проекта

Определение проекта (фаза 2 жизненного цикла проекта) Утверждение целей проекта: технических, временных, стоимостных Систематическое определение проекта: разработка иерархической структуры проекта/работ (ИСП/ИСР), которая должна включать следующее:

I описание требований к новому программному пакету (портфели проектов, категории проектов, количество проектов, объем ресурсов, бизнес-процессы и проектные процессы, документы, подлежащие связыванию, существующие базы данных, протоколы, аппаратная

и программная платформа, серверы и др.);

II документирование существующих и будущих или модернизированных (усовершенствованных) процессов управления проектами;

Ш отбор существующего программного обеспечения с целью

формирования краткого списка для последующей окончательной оценки;

rv формирование запросов в адрес поставщиков из краткого списка с целью получения от них предложений, из числа которых следует выбрать несколько вариантов для окончательного рассмотрения;

V тестирование пакетов, отобранных для окончательного рассмотрения, и анализ результатов;

VI выработка требований к модификации существующих систем и процедур, необходимой для того, чтобы на фазе реализации (внедрения) можно бьшо интегрировать выбранный программный пакет в бизнес-процессы и проектные процессы и связать его

с документацией, используемой в организации. Это положение особенно важно в том случае, если целью является Internet-ориентированная система управления проектами;

Таблица 5.4. Предварительное определение проекта выбора, адаптации и внедрения программного средства управления проектами (окончание)

VII приобретение выбранной системы и осуществление требуемой модификации;

VIII составление детального плана фазы реализации, включая организацию необходимого обучения персонала на всех уровнях;

К составление главного расписания фазы реализации проекта с использованием ИСП/ИСР;

X формулирование оценок стоимости и ресурсных требований с опорой на ИСП/ИСР и главное расписание проекта;

XI составление предложения в адрес руководства с целью получения разрешения на реализацию

3 Реализация проекта (фаза 3 жизненного цикла проекта)

А Проведение совещаний проектной команды с целью получения

следующих результатов:

I выработки матрицы задач/ответственности, определяющих круг обязанностей на каждом уровне ИСП/ИСР фазы реализации;

II разработки совокупности подробных, иерархически взаимосвязанных расписаний с использованием в этом процессе ИСП/ИСР, главного расписания проекта и методов сетевого планирования критических цепочек либо метода СРМ/PDM;

III достижения взаимного согласия в команде и приверженности всех членов проектной команды разработанным планам и расписаниям

В Выполнение определенных задач в соответствии с расписанием

С Периодическое проведение обзорных совещаний по оценке состояния

проекта с целью своевременного выявления возникающих проблем

и выработки путей их решения

D Подготовка отчетов для высшего руководства о ходе исполнения

проекта, проблемах и выработанных путях их решения 4 Закрытие проекта (фаза 4 жизненного цикла проекта)

А Завершение всех работ по проекту и сдача всех результатов

В Документирование всех проектных планов, процедур, накопленного

опыта и результатов (вместе с описанием того, в каком объеме достигнуты цели проекта), извлеченных уроков и рекомендаций по дальнейшему улучшению управления проектами

С Сдача проекта менеджером проекта или спонсором проекта

Таблица 5.4. Предварительное определение проекта выбора, адаптации и внедрения программного средства управления проектами

1 Надежность и репутация поставщика Срок работы в данной отрасли Репутация Размер организации

Степень сфокусированности на управлении проектами

Линейка продуктов

Финансовая надежность

Зона охвата поставками и технической поддержкой

Наличие поддержки зарубежных пользователей

Список клиентов или рекомендаций Возможность организации обучения Возможность получения консультаций

2 Продукт

Общая информация о продукте Возможность функционирования совместно с другими продуктами Данные для определения проекта Иерархическая структура работ

Возможности календарного планирования

Данные для определения операций Данные о ресурсах Возможность генерации отчетов (по стандарту C/SCSC или другим стандартам)

3 Документация

Интерактивная многоуровневая справочная система

Дополнительные материалы по обучению

Документированные процедуры коррекции ошибок

4 Поддержка пользователей

Выделенный телефонный номер поддержки пользователей

Бесплатная телефонная линия Организация тематических семинаров Уведомление пользователей об обновлениях программного пакета Информационные письма (рассылки) Поддержка с помощью Web-сайта

Пользовательский интерфейс (меню, графика, мышь)

Импорт/экспорт данных из других систем/в другие системы

Календари: количество, применение, форматы дат

Форматы выходных документов (планов) Архитектура базы данных Возможность мониторинга данных Данные о стоимости Графические форматы вывода

Учебное пособие

Интерактивное учебное пособие

Система быстрого поиска (предметный указатель)

24-часовая «горячая линия» Аудиторные занятия Консультации для пользователей Пользовательские группы (конференции) Электронная почта

npaSl". -n;t "" захрахно-временнме системные показатели

1!?пТ """"е факторы, учитываемые покупателями программного обеспече-{тпжентГ"" П8]. Использовано с разрешения автора

Продолжительность проекта выбора, адаптации и внедрения программного средства управления проектами

в зависимости от размера и структуры организации и степени ее зрелости по части управления проектами выбор, адаптация и внедрение основных усовершенствований могут занимать период от 6 до 12 месяцев (а в некоторых ситуациях и больше). Работы желательно проводить в несколько этапов: по отделам, региональным представительствам, портфелям проектов, категориям проектов или определив этапы из каких-либо иных соображений.

Факторы, которые необходимо учитывать при покупке программного средства управления проектами

Как показано в табл. 5.5, имеется множество факторов, которые следует учесть при выборе программного пакета для управления проектами. Часть этих важных факторов не связана напрямую с фактически выполняемыми функциями шш возможностями программного пакета. Пользователи на своем горьком опыте узнали, что среди фирм-поставщиков программного обеспечения весьма высок "уровень смертности" - исчезновение поставщика после того, как на внедрение его продукта и обучение персонала были потрачены значительные усилия и средства, приводит к дезорганизации и дорого обходится фирме. В итоге поддержка пользователей становится невозможной; пакет перестанет улучшаться и обновляться, а потому не будет использовать новые возможности, постоянно появляющиеся в динамичном мире компьютерных и телекоммуникационных технологий.

Таблица 5.5. Типичные факторы, учитываемые покупателями программного обеспечения для управления проектами. Источник: [18]. Использовано с разрешения автора