![]() |
|
Главная Промышленная автоматика. по указгшию менеджера проекта предоставлять техническую информацию в юридический отдел и отдел администрирования контрактов; анализировать и утверждать техническую часть отчетов, предоставляемых заказчику; по мере необходимости авторизовать закупки материалов и/или услуг (в рамках выделенных средств) для выполнения инженерно-технической части проекта; инициировать совещания по проблемам технического характера и принимать технические решения в рамках контрактных требований. Решения об изменении стоимости и календарного плана, затрагивающие контрактные требования или другие функциональные подразделения, должны утверждаться соответствующим инженерно-техническим менеджером функционального подразделения при уведомлении технического директора (или его представителя) и менеджера проекта; утвердить все инженерно-технические разработки, на которые опираются поставка и/или изготовление продукта либо его элементов для поставки заказчику; при возникновении проблем в отношениях инженера проекта с функциональными руководителями инженерно-технических подразделений передать вопрос на рассмотрение техническому директору; при возникновении проблем в отношениях инженера проекта с внешними инженерно-техническими организациями передать вопрос на рассмотрение менеджеру проекта с уведомлением технического директора и директора по административным вопросам. 9.5 ОБЯЗАННОСТИ АДМИНИСТРАТОРА ПО КОНТРАКТАМ Администрирование контрактов - это специализированная управленческая функция, необходимая для эффективного управления теми проектами, которые выполняются по контракту с заказчиком. Эта деятельность связана с правовыми аспектами и имеет своей целью защиту компании от непредвиденных рисков как до заключения контракта, так и во время выполнения проекта. Поддержка, оказываемая менеджеру проекта высококвалифицированным и организованным администратором по контрактам, жизненно необходима для стабильной успешной деятельности компании, имеющей Дело с крупными контрактами на продажу. Функции по администрированию контрактов могут выполняться как командой проекта, так и персоналом генерального директора организации. Директор по администрированию контрактов имеет полномочия проводить аудит контрактной документации проекта и определить требования к ведению отчетности, которые позволят своевременно раскрывать операционные и контрактные проблемы, возникающие в отдельных проектах. Директор по администрированию контрактов также может обеспечить проведение экспертной оценки для разрешения контрактных проблем, лежащих вне компетенции администратора по контрактам какого-либо проекта. Администратор по контрактам проекта отвечает за ежедневное администри-ровсшие: 1) контракта (контрактов), в соответствии с которым(и) выполняется один или несколько проектов; 2) всех субподрядов с внешними фирмами на обо-рудовсшие, материалы и услуги, необходимые для того, чтобы выполнить требования проекта. Подготовка предложения Администратор по контрактам должен: • в случае необходимости участия внешнего субподрядчика убедиться, что согласие о твердой цене субподряда достигнуто на основе условий и положений, не противоречащих требованиям заказчика; • совместно с юридическим и финансовым отделами прогшализировать все юридические и коммерческие условия, предлагаемые заказчиком; • до представления заказчику предложения проанализировать его на предмет учета всех имеющихся и потенциальных рисков. Переговоры по контракту Обязанности администратора по контрактам предписывают: • по поручению менеджера проекта проводить все переговоры по контракту; • вести подробные протоколы всех мероприятий; • удостовериться, что результаты всех обсуждений и соглашения, достигнутые во время переговоров, зафиксированы в письменной форме, причем стороны осознают, что эти данные будут включены в контракт на фазе его определения; • пpocлeдкть, чтобы темы переговоров не выходили за рамки, установленные Комитетом по анализу предложений (или эквивалентным органом). Определение контракта Администратор по контрактам должен ускорить подготовку, анализ со стороны руководства и подписание/оформление контракта следующим образом: • прояснить и согласовать с заказчиком структуру контракта; • установить порядок следования документов, включенных в контракт посредством ссьшок; • установить дату представления руководству контракта (до его заключения) в окончательном виде для анализа; • совместно с менеджером проекта принять участие в окончательном совещании руководства по условиям контракта до его фактического подписания. Фаза планирования проекта Администратору по контрактам надлежит: • договориться о способах связи с заказчиком и определить круг обязанностей менеджера проекта, администратора по контрактам и других лиц; • внести в план и расписание проекта требования контракта и контрольные события, а также взаимные обязательства сторон; • установить процедуры представления контрактной документации заказчику; • установить порядок ежемесячной отчетности об исполнении контракта перед заказчиком и руководством. Фаза выполнения проекта Задачи администратора по контрактам на этой фазе: • отслеживать и доводить до завершения все действия по контракту и проекту, призванные обеспечить выполнение контрактных обязательств обеими сторонами - как компанией, так и заказчиком; • обеспечить передачу всей контрактной документации заказчику и осуществление всех уведомлений, требуемых контрактом; • фиксировать все случаи невыполнения заказчиком своих обязательств по контракту и определять степень их влияния на стоимость и календарный план проекта; выявлять и документировать изменения содержания проекта, задержки по вине заказчика и форс-мажорные обстоятельства. в частности, выполнять следующие функции: - своевременно обнаруживать вышеописанные ситуации и уведомлять о них заказчика; - получать от заказчика подтверждение изменения содержания проекта, задержки по вине заказчика или форс-мажорных обстоятельств; - в сотрудничестве с менеджером проекта и командой проекта подготовить для заказчика предложение о содержании изменений и их влиянии на стоимость и/или расписание (календарный план); оказывать содействие в ведении переговоров и определении порядка внесения изменений в контракт; принимать участие в совещаниях по анализу состояния проекта и контракта и готовить требуемые отчеты; организовать совместно с заказчиком анализ протоколов совместных совещаний, чтобы удостовериться, что они точно отражают ход подобных совещаний; удостовериться, что о завершении каждого указанного в контракте контрольного события заказчик уведомлен в письменной форме и что он получил соответствующий этому событию контрактный документ. Потребовать от заказчика письменного п(?дтверждения данного факта; если заказчик настаивает на получении дополнительной информации или на проведении дополнительных работ, проконтролировать рассмотрение этих требований для скорейшего решения вопроса. Фаза завершения проекта Данная тема раскрывается в главе 14. Администратор по контрактам должен: • в тот момент, когда выполнены все контрактные обязательства (исключая, может быть, обязательства о долгосрочной гарантии или поставке запасных частей), убедиться, что заказчик своевременно в письменной форме уведомлен об этом факте; • обеспечить подготовку всей формальной документации, необходимой для приемки продукта заказчиком, в соответствии с требованиями контракта; • способствовать завершению всех действий компании и заказчика по закрытию контракта и получению окончательного платежа; • выставить счет на окончательный платеж; • всегда, когда возможно, получать от заказчика подтверждение о выполнении компанией контрактных обязательств и об освобождении ее от дальнейших обязательств, за исключением тех, которые связгшы с гарантийным обслуживанием (если таковые имеются). Ведение проектной/контрактной документации Перед тем как распустить команду проекта, администратор по контрактам обязан собрать и поместить в архив следующую документацию (она может потребоваться в юридических целях и для внутреннего управления в орггшизации): • папку контрактной документации, которая должна содержать: - первоначальный запрос на предложение и все его модификации; - всю корреспонденцию, проясняющую те или иные пункты первоначального запроса на предложение; - копию предложения и копии всех поправок к нему; - записи по переговорам; - подписанные оригиналы контракта, а также всех документов и спецификаций, включенных в контракт посредством ссылки; - все модификации контракта (дополнительные соглашения); - хронологически упорядоченную корреспонденцию (письма, факсы, записи телефонных переговоров, протоколы совещаний), которой обменивались стороны за все время жизненного цикла программы; - акты сдачи-приемки; - счета и платежные поручения; - окончательные версии документации; • финансовую информацию, необходимую для аудита (по завершении контракта), если таковой предусмотрен условиями контракта или регламентирующими постановлениями; • историю проекта (хронологически упорядоченное изложение всех событий - отраженных и не отраженных в контракте); • записи о потраченных в ходе проекта ресурсах и времени, которые смогут служить некими стандартами при оценке выполнимости требований других заказчиков в будущем. 9.6 ОБЯЗАННОСТИ КОНТРОЛЕРА ПРОЕКТА Главная обязанность менеджера проекта - планировать свой проект и контролировать его исполнение. В небольших или несложных проектах такой сотрудник может выполнять все планирование и управление единолично. Однако в крупных проектах, как было определено в главе 2, весьма желательно привлекать, по крайней мере, еще одного работника, имеющего опыт планирования и контроля и способного посвятить все свое внимание этим специфическим задачам управления проектами. Данное лицо назначается на должность контролера проекта (в некоторых организациях она может называться иначе). В очень больших или сложных программах/проектах контролер проекта может затребовать еще одного либо нескольких человек для помощи в выполнении своих обязанностей. Если в компании имеется служба централизованного планирования и контроля (рассмотренная в главе 8), она может выполнять необходимые функции планирования и контроля. В таком случае контролер проекта, скорее всего, будет сотрудником данного отдела и воспользуется услугами его специалистов. В некоторых ситуациях, однако, контролер проекта может быть переведен из службы планирования и контроля в офис проекта на все время выполнения проекта. Обязанности контролера описываются в следующих разделах. В общих чертах ему предстоит: • выполнять от имени менеджера проекта делегированные ему функции планирования, контроля проекта, ведения отчетности, оценки (см. следующие главы) таким образом, чтобы цели проекта достигались в соответствии с календарными планами и в рамках намеченных затрат; • оказывать содействие менеджеру проекта в достижении ясного представления обо всех требуемых по контракту работах с тем, чтобы можно было понять и своевременно оценить их статус для принятия корректирующих действий. Планирование проекта и составление расписаний Контролер проекта должен: • в сотрудничестве с ответственными менеджерами систематизировать структуру проекта, выделить из общего объема работы отдельные задачи, в том числе работы, финансируемые по контракту или из фондов компании, и иерархически соотнести их друг с другом, используя соответствуюп(ую структуру работ проекта или аналогичные методы; • идентифицировать элементы работ (задачи или пакеты задач), которые должны контролироваться на предмет времени выполнения, затрат человеческих ресурсов или финансовых средств. Для всех элементов назначить ответственные и исполняющие организации, а также лидеров проекта; • определить количество контрольных событий, оптимальное для разработки главного расписания и представления отчетов руководству; 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 [41] 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 0.0018 |