подготовить и вести в графической форме основанные на иерархической структуре проекта укрупненный план и главное расписание проекта, в которых определены все задачи и пакеты задач, подлежащие контролю по времени выполнения, а также все ключевые события;

подготовить детализированные планы и расписания для каждого основного элемента проекта.

Формирование бюджета и авторизация работ

Обязанности контролера проекта таковы:

• для каждой выполняемой в проекте задачи или пакета задач получить у ответственного функционального лидера описание задачи, которое должно включать:

- констатацию работы;

- оценку требуемых ресурсов (трудозатраты, машинное время и т.д.);

- оценку стоимости этих ресурсов (трудозатрат, машинного времени и прочих затрат), выполняемую совместно с бухгалтером проекта;

- оценку даты начала выполнения задачи и общей длительности ее выполнения, а также оценку промежутков времени между контрольными событиями.

• подготовить и поддерживать в актуальном виде описания задач для всего проекта;

• суммировать все оценки затрат человеческих и других ресурсов. В сотрудничестве с ответственными менеджерами и менеджером проекта вносить изменения в эти данные, исходя из имеющихся и выделенных ресурсов и фондов, - по проекту в целом, по каждому элементу проекта, по каждой задаче;

• подготовить и представить на утверждение менеджеру проекта и ответственному руководителю функционального подразделения документацию по авторизации выполнения работ. Эта документация должна включать описание работы, предусмотренные в бюджете трудовые и денежные затраты, даты начала и завершения работы, даты промежуточных контрольных точек и присвоенный регистрационный номер;

• подготовить и ъыщскдстъ пересмотренные и повторно утвержденные менеджером проекта документы по авторизации выполнения работ, если возникла необходимость внесения значительных изменений или если такие изменения уже произошли. При этом нельзя превышать вьщеленные фонды и полномочия на утверждение решений, имеющиеся у менеджера проекта.

Расписания (календарные планы) работ

Контролер проекта обязан:

• оказывать каждому ответственному менеджеру или руководителю проекта содействие в разработке детальных планов и расписаний задач, отражающих даты контрольных событий, которые установлены в укрупненном календарном плане проекта;

• распространять актуальные календарные планы среди всех лиц, имеющих к ним отношение.

Мониторинг и оценка хода исполнения проекта

Контролеру проекта предстоит:

• еженедельно получать отчеты всех ответственных менеджеров и руководителей проекта по:

- начатым и завершившимся операциям;

- наступившим контрольным событиям;

- оценкам времени, требуемого для завершения выполняемых в данных момент задач;

- изменениям планов;

- возникшим или предполагаемым задержкам, дополнительным затратам и иным проблемам, которые могут оказать влияние на выполнение других задач, на соблюдение календарных планов или на стоимость проекта;

• вести записи о ходе выполнения укрупненного календарного плана проекта и анализировать влияние решения отдельных задач на ход выполнения всего проекта;

• вьшвлять основные отклонения от календарного плана и в сотрудничестве с ответственными менеджерами и менеджером проекта определять меры, необходимые для компенсации последствий задержек или для правильного использования результатов досрочного выполнения той или иной задачи;

• получать ежемесячные отчеты о затратах по каждой выполняемой задаче и сравнивать их с предварительными оценками. Подводить итоги в масштабах каждого уровня структуры работ по проекту и в масштабах всего проекта;

• проводя комплексную оценку затрат времени и ресурсов и сравнивая их с намеченными, выявлять отклонения, которые требуют соответствующих действий. Уведомлять об этом менеджера проекта;

• принимать участие в совещаниях по анализу хода выполнения проекта (предмет обсуждения - информация о состоянии проекта, отчеты менеджеров и функциональных лидеров проекта);

• вести протоколы совещаний по анализу хода выполнения проекта. Отслеживать от имени менеджера проекта выполнение всех принятых на таких совещаниях решений;

• информировать менеджера проекта об известных или потенциальных проблемах, требующих его внимания;

• каждый месяц или квартал получать у всех ответственных менеджеров оценки затрат времени, труда и средств, необходимых для выполнения каждой незавершенной задачи или пакета работ. Готовить в сотрудничестве с бухгалтером проекта скорректированные прогнозы стоимости до завершения для всего проекта.

Контроль расписания и стоимости

Обязанности контролера проекта предписывают:

• если задержки или изменения содержания проекта вызывают необходимость редактирования укрупненного календарного плана проекта, расписания или бюджета, - готовить, обсуждать и разрабатывать новые укрупненные календарные планы, расписания и скорректированные документы для авторизации работ с одобрения менеджера проекта в рамках вьаделен-ных фондов и полномочий на утверждение решений, имеющихся у менеджера проекта;

• в сотрудничестве с бухгалтером проекта уведомить финансовый отдел о закрытии соответствующих счетов издержек, чтобы исключить дальнейший учет стоимости по завершенным задачам.

Отчетность

в этой области контролеру проекта следует:

• подготавливать для менеджера проекта ежемесячные отчеты о состоянии работ для передачи этих сведений руководству и заказчику;

• сообщать бухгалтеру проекта оценку стоимости до завершения проекта и передавать иную относяп(уюся к делу информацию для использования в подготовке отчетов о состоянии проекта;

• готовить специальные отчеты по требованию менеджера проекта.

9.7 ОБЯЗАННОСТИ БУХГАЛТЕРА ПРОЕКТА

Основная функция бухгалтера проекта - обеспечивать менеджера проекта специализированной финансовой и бухгалтерской информацией, необходимой для того, чтобы контролировать затраты человеческих ресурсов и денежных средств, а также отчетность по ним. В обязанности бухгалтера проекта входит следующее:

• выработать процедуры использования системы финансовой отчетности и системы бухгалтерского учета компании, чтобы гарантировать должный уровень учета всех затрат по проекту и представление отчетности по ним;

• оказывать контролеру проекта содействие в подготовке иерархической структуры проекта, чтобы выявить, какие работы или элементы проекта должны подлежать контролю по части использования трудовых и денежных ресурсов;

• установить список объектов учета затрат по проекту и присвоить отдельный номер каждой задаче или элементу работ, которые подлежат контролю;

• готовить для всех работ по проекту оценки затрат, основанные на оценках использования человеческих и других ресурсов, предоставленных контролером проекта, и при необходимости пересматривать их;

• получить, проанализировать и интерпретировать отчеты о трудозатратах и использовании других ресурсов. Предоставить менеджеру проекта, контролеру проекта и другим менеджерам соответствующие отчеты для того, чтобы они могли принимать управляющие решения;

• удостовериться, что фиксируемая в письменной форме и предоставляемая различными функциональными и проектными подразделениями информация верна, надежна, точна и что в работе над проектом соблюдаются все установленные процедуры;

• вьшвлять текущие и прогнозируемые отклонения от бюджета и норм расхода человеческих ресурсов, а также иные финансовые проблемы. В сотрудничестве с контролером проекта уведомлять об этих проблемах менеджера проекта;

• согласно установленным в подразделении или компании процедурам, ежемесячно вместе с менеджером проекта и контролером проекта готовить отчеты по выполнению контрактов на поставки - в целях внутреннего управления и для передачи высшему руководству.

9.8 ОБЯЗАННОСТИ КООРДИНАТОРА ПО ПРОИЗВОДСТВУ

Общие обязанности координатора по производству (иногда называемого руководителем проекта по производству) состоят в планировании, выполнении, отслеживании и координировании производственных процессов в рамках проекта (или проектов - когда оказывается целесообразным координировать несколько контрактов).

Специальные обязанности

Координатор по производству обязан:

• до передачи в производственные подразделения изучать все инженерно-технические документы, чтобы удостовериться, что они полны, технологичны и что все изменения задокументированы в виде формальных запросов на техническое изменение;

• принимать участие в разработке укрупненных календарных планов проекта на фазах подготовки предложения, проведения переговоров и выполнения проекта, уделяя особое внимание требованиям к инженерно-техническим документам, спискам критических деталей, требованиям к оборудованию и т.д., чтобы гарантировать соответствие требованиям поставки;

• отслеживать все затраты по проектам, чтобы удостовериться в соответствии этих затрат запланированным. Анализировать отююнения от бюджета и рекомендовать корректирующие действия. Собирать необходимую информацию и готовить оценку стоимости всех производственных операций до их завершения;

• разрабатывать подробные календарные планы дош назначенных проектов (или руководить такой разработкой), координируя действия производственных подразделений и служб, решающих задачи инженерно-технического сопровождения продукта, планирования материалов, снабжения, складирования, сборки, тестирования, контроля качества, упаковки и перевозки, чтобы обеспечить выполнение сводного календарного плана проекта в пределах бюджета. Предоставлять в функциональные подразделения соответствующую информацию и календарные планы для инициации необходимых действий;

• утверждать все разрешения на отгрузку продукции по соответствующим проектам;

• обеспечивать взаимодействие менеджера проекта с производственными подразделениями, внимательно отслеживать ход производственных работ по соответствующим проектам и сравнивать его с плановым, нести

непосредственную ответственность за соответствие хода производственных работ укрупненным календарным планам, готовить отчеты о состоянии производственных работ, а также информацию, необходимую для выработки текущей оценки стоимости до завершения проекта;

принимать меры в рамках должностных полномочий и излагать рекомендации по выбору и применению корректирующих действий в производственных подразделениях для предотвращения сбоев и задержек выполнения календарного плана. Получать от менеджера проекта разрешения на дополнительные производственные затраты;

координировать запросы на уточнение степени влияния изменений, вносимых в контракт, на производственные процессы;

принимать участие в подготовке и утверждении специальных операционных процедур;

анализировать все инженерно-технические документы и уведомления о технических изменениях, оказывающих влияние на ход исполнения соответствующих проектов. Принимать участие в работе Комитета по управлению изменениями;

представлять менеджера проекта на совещаниях Комитета по закупкам/ изготовлению.

9.9 ОБЯЗАННОСТИ МЕНЕДЖЕРА

ПО ВВОДУ В ЭКСПЛУАТАЦИЮ (ВНЕДРЕНИЮ)

Менеджер по вводу в эксплуатацию или лицо с аналогичными обязанностями несет всю ответственность за строительство объекта, монтаж, тестирование, техническую поддержку в течение оговоренного периода и передачу заказчику "под ключ" всего введенного в эксплуатацию оборудования и соответствующей документации. Выполнение этих обязанностей подразумевает прямой контроль (при помощи соответствующих менеджеров и непосредственных руководителей) всего персонала компании и субподрядчика, выполняющих работы по вводу в эксплуатацию.

Специальные обязанности

Менеджер по вводу в эксплуатацию должен:

• участвовать в разработке укрупненных календарных планов проекта на фазах внесения предложений, проведения переговоров и выполнения проекта, уделяя особое внимание разработке графиков поставок оборудования, распределению человеческих ресурсов и специальным потребностям в оборудовании для тестирования;