или пространство для беспрепятственного движения, деятельности или мышления", "пределы трактовки, деятельности или влияния" и "диапазон операций". Констатация содержания проекта определяется как документированное описание проекта с точки зрения его результата, подхода и содержания работ. Часто используются термины "содержание работы" или "описание работы", но они могут как включать, так и не включать полное определение содержания проекта. В литературе по управлению проектами содержанию проекта придается настолько большое значение, что оно рассматривается как один из девяти разде лов "Свода знаний об управлении проектами" (Project Management Body of Knowledge, РМВОК), разработанного Институтом управления проектами (Project Management Institute, PMI). Другие разделы посвящены интеграции, времени, стоимости, качеству, риску, человеческим ресурсам, снабжению и коммуникациям [88, р. 39].

Описание содержания того или иного проекта должно включать:

• результаты проекта: что именно будет создаваться (с указанием физических размеров, формы, географии, количества, технической производительности, операционных спецификаций, ценовых характеристик, полезности и т.д.);

• используемый подход: технологию (новую или существующую), внутренние или внешние ресурсы, определение границ между проектом и его окружением;

• содержание и объем работ: что именно включается в работу и исключается из нее, определение границ между задачами проекта и другими работами, которые могут иметь отношение к результатам или окружению проекта.

Ясное и полное определение как целей, так и содержания проекта - это предпосылка надежного планирования, контроля и конечного успеха проекта.

10.4 ФОРМАЛЬНАЯ ИНИЦИАЦИЯ ПРОЕКТА

В том или ином объеме планирование любого проекта необходимо до формальной его инициации, чтобы можно было разработать его концепцию, предварительные цели и содержание. Так или иначе, в какой-то момент фазы концепции проект должен быть инициирован формально. Документ, чаще всего используемый для этого, назьшается Уставом проекта. Во время инициации проекта также готовится его предварительный (упрощенный) план, который обновляется по мере выполнения работ.

Устав проекта

"Устав проекта - это документ, где декларируется формальная авторизация проекта" [88, р. 55]. Без такой бумаги проект официально не существует. Названную

задачу могут решать различные документы, но рекомендуется, чтобы четкий устав в том или ином виде оформлялся для каждого проекта. Хороший устав должен включать (непосредственно или в виде ссылок) констатацию целей и содержания проекта, его бизнес-план, стратегические цели более высокого уровня, на которые ориентирован проект, основные допущения и ожидания, контрольные события и ключевые даты, основные результаты и критерии успеха. Здесь же определяется отношение проекта к корпоративным портфелям и/или программам, указываются имена спонсора и менеджера проекта. Устав должен описывать полномочия менеджера проекта и их пределы, а также указывать конкрет ные корпоративные процессы управления жизненным циклом данного проекта. Помимо этого, описываются основные риски и ограничения, способные повлиять на успех проекта.

Устав используется спонсором и менеджером проекта для гарантии соблюдения обязательств и получения поддержки со стороны нижестоящих менеджеров и членов команды, что способствует успешному завершению работы. Устав - это средство обеспечения полномочий, необходимых для составления различных авторизующих документов, рассматриваемых в главе 12, в том числе проектного релиза, нарядов на работы и контрактов. Устав заверяется подписью руководителя соответствующего ранга, с корпоративными полномочиями, которые адекватны расходам и рискам, вовлеченным в проект.

Предварительный план проекта

Предварительный план проекта менеджер проекта должен готовить в виде письменного документа до или во время начальнойстадии работы по проекту. Этот план должен ясно определить цели проекта, основные подходы к их достижению и принятую менеджером ответственность за проект.

При выполнении проектов, финансируемых из внутренних источников, предварительные планы должны быть утверждены до начала работы. При выполнении проекта по контракту менеджеру обычно отводится определенный срок (до 30 дней) для того, чтобы заблаговременно составить план и не тратить ценное время по наступлении начальной фазы проекта.

Предварительный план проекта должен охватывать следующие общие темы:

• содержание проекта;

• цели (технические, касающиеся прибыли и т.д.);

• подход (управление, технические аспекты, свои или приобретаемые ресурсы);

• контрактные требования (результаты, поставляемые по контракту);

• технические характеристики конечного продукта;

• целевые календарные планы;

• требуемые ресурсы;

• основные участники (ключевые члены команды);

• финансовые ограничения и возможные проблемы;

• области рисков (штрафы, невыполнение обязательств субподрадчиком, приостановка работ, технические риски и др.).

План должен быть полным, но не детализированным; точным, но без мелочного педантизма; продуманным, но не ограниченным строгими рамками.

Как только план составлен, он представляется руководству для утверждения. После утверждения этого документа менеджер проекта может приступить к работе и управлять проектом до полного его завершения, в соответствии с общим подходом, очерченным в плане, и с контрактными или проектными релизами (описываемыми ниже), разрешающими расходование денег и иных ресурсов.

Если проекты выполняются по контракту, предложение заказчику может составлять значительную часть предварительного плана. Однако ряд очень важных частей предварительного плана не включается в предложения, направляе мые потенциальным заказчикам. В некоторых компаниях до направления предложения потенциальному заказчику необходимо составить предварительный план проекта и письменное заявление генерального директора, где утверждается, что он лично ознакомился с предлагаемым проектом и принимает создаваемые им риски.

Основными разделами предварительного плана проекта по разработке нового продукта будут, скорее всего, перечень плановых характеристик этого продукта, научно-исследовательские и инженерно-технические прикладные документы. То же самое относится к хорошо подготовленному запросу на авторизацию проекта капитального строительства или проекта создания новых информационных систем.

Основные изменения в подходе или иные модификации плана после его первоначального утверждения должны согласовываться с руководством при использовании методик оценки и отчетности, описанных в главе 14.

10.5 ФУНКЦИИ И СРЕДСТВА ПЛАНИРОВАНИЯ, УПРАВЛЕНИЯ И КОНТРОЛЯ

в настоящем разделе перечисляются различные функции планирования и контроля, атакже средства, имеющие отношение к управлению проектами. Однако они не рассматриваются во всех подробностях. Назначение данного раздела состоит, скорее, в том, чтобы показать, каким образом многочисленные существующие процедуры и системы связаны с некоторыми новейшими методиками, разработанными для более эффективного планирования проекта и управления им.

Сопоставление функций планирования и контроля для продукта и проекта

Необходимо различать продукт (результат осуществления проекта) и сам проект (процесс создания этого продукта). В табл. 10.1 приведены основные функции и средства планирования, управления производством, контроля продукта, в табл. 10.2 представлены функции и средства, относящиеся к проекту; таким образом, нагладно продемонстрированы все функции, имеющие значение для эффективного управления проектами.

Таблица 10.1. Функции и инструменты планирования и контроля продукта

Основной акцент сделан на то, каким будет конечный результат проекта. Охвачены технические спецификации и схемы, которые определяют физические и технологические характеристики продукта, а также соответствующие процедуры и методы.

Функции

Примеры инструментов

Определение, проектирование, контроль и управление характеристиками продукта

Определение, контроль

и управление конфигурацией

продукта

Обеспечение, контроль

и управление качеством продукта

Планы создания продукта. Анализ рынка.

Спецификации, чертежи и графики. Аналитические методы, тесты и отчеты. Процедуры анализа дизайна. Модели, шаблоны и прототипы. Процедуры оценки стоимости. Процедуры стоимостного инжиниринга

Процедуры выпуска чертежей. Процедуры оценки проекта. Методы управления конфигурацией. Процедуры управления запросами на изменения. Комитет по управлению изменениями. Системы управления производством. Технический контроль

Процедуры контроля и управления качеством. Процедуры обеспечения качества (эксплуатационной надежности). Технический контроль. Процедуры анализа проектирования. Совещания по оценке проекта

Таблица 10.2. Функции и инструменты планирования и контроля проекта

Основной акцент сделан на том, как будет достигнут конечный результат проекта. Охвачены административные планы, системы, процедуры и данные, определяющие цели проекта, планы работ, бюджеты, планы ресурсов, расходы; учитывается другая управленческая информация

Функции

Примеры инструментов

Определение финальных результатов и основных задач

Определение, контроль Планы создания продукта.

и управление целями и плановыми Контроль и управление информационными

сроками завершения проекта потоками данных и методы финансового анализа.

Запрос на авторизацию проекта (project

authorization request - PAR).

Определение научно-исследовательских

и конструкторских работ.

*Документация проекта.

*Процедуры администрирования контрактов. *Процедуры оценки проекта. *Методы анализа рисков

Контракт, определение научно-исследовательских и конструкторских работ и/или запрос на авторизацию проекта.

*Методики системного планирования, такие как: *иерархическая структура проекта; *матрица ответственности; *главное расписание проекта или диаграммы различных фаз проекта;

*определение процесса разработки продукта; *определение процесса управления проектом

*Иерархическая структура проекта. *Процедуры определения пакета работ (задачи). *Сетевые системы (PERT/CPM/PDM). Ленточные диаграммы и графики контрольных событий.

*Методы анализа рисков *Сетевые системы (PERT/CPM/PDM). Ленточные диаграммы и графики контрольных событий.

Системы контроля и управления производством

Рабочие процедуры планирования. Процедуры оценки человеческих и материальных ресурсов.

Процедуры оценки стоимости и определения цены

Планирование работ (задач)

Составление календарного плана работ

Оценка требуемых ресурсов (человеческих, финансовых, материальных, в том числе помещений и средств производства)

Таблица 10.2. Функции и инструменты планирования и контроля проекта (окончание)

Функции

Примеры инструментов

Составление бюджета по ресурсам *Процедуры планирования, составления

календарных планов и оценки. *Процедуры составления бюджета. *Методы анализа рисков

Назначение и авторизация работ *Документы главного контрактного релиза, внутри организации *Документы проектного релиза.

*Оформление нарядов на работы

Назначение и авторизация работ Процедуры оформления контрактов и закупок во внешних организациях

Физическая оценка хода работ *Процедуры отчетности.

*Сетевые системы (PERT/CPM/PDM). *Информационные системы управления проектами

Стоимость Финансовые информационные системы

(бухгалтерский учет, бюджетирование и т.д.). *Процедуры администрирования контрактов. *Информационные системы управления проектами

Человеческие ресурсы Процедуры отчетности по человеческим

ресурсам.

*Информационные системы управления проектами

Контроль и управление сроками * Процедуры составления бюджета, и стоимостью Процедуры нарядов на работы.

Процедуры изменения контракта.

* Информационные системы управления

проектами.

Системы управления производством Технические характеристики *Процедуры измерения технических

характеристик

Общая оценка времени, стоимости *Процедуры и методы оценки проекта и технических характеристик с использованием данных, полученных

при помощи вышеприведенных средств

Рассматриваются с разной степенью подробности в данной книге.