функциональные подразделения или организации в течение всего жизненного цикла проекта и учитывать всю имеющую отношение к проекту информацию: расписание, стоимость, технические аспекты, риск. Большинство организаций сталкивается с необходимостью одновременного планирования и исполнения нескольких проектов при условии использования общих ресурсов, что приводит к необходимости создания единой системы планирования и координации всех исполняемых проектов. В главе 5 затрагивается эта важная тема, а некоторые главы части II предлагают ее подробное рассмотрение.

Команда проекта

Последняя составляющая триады - это создание команды проекта и управление ею для объединения действий всех участников. Проект по определению включает в себя множество разнообразных задач (называемых во многих предметных областях "пакетами работ"), выполнение которых требует опыта и затрат времени ряда специалистов. Выполнение этих работ поручается различным людям как из организации, несущей основную ответственность за проект, так и из сторонних компаний. Другие сотрудники отвечают за принятие решений, соответствие проектной деятельности требованиям законодательных/нормативных актов и процедур, согласование/утверждение документов по определенным аспектам проекта. Каждый человек, привлекаемый к работе, рассматривается как член команды проекта. Наибольшая эффективность управления достигается в случае, когда все участники работают под общим управлением менеджера проекта слаженно, сообща. В главах 6 и 11 подробно рассмотрены различные аспекты проектных команд и командной работы.

1.7 ПРОБЛЕМЫ И ВОЗМОЖНОСТИ, СВЯЗАННЫЕ С INTERNET

Чрезвычайно быстрое развитие сети Internet в последние годы создает серьезные проблемы в различных отраслях промышленности, бизнесе и государственных структурах. Опрос, проведенный в 2001 году среди руководителей 506 крупных компаний (с объемом продаж более 5 млрд. долларов) показал, что управленцы расценивают влияние Internet как вторую по важности проблему в своей деятельности (см. табл. 1.4).

Главная задача - определить, в какой из двух ситуаций находится ваше предприятие, учреждение или организация:

• "приспособиться или погибнуть ". Для многих организаций изменения, вызванные развитием Сети и Internet-технологий, на самом деле являются вопросом жизни или смерти. Компания должна либо претерпеть существенные

Таблица 1.4. Перечень наиболее значимых проблем 2001 года, согласно опросу руководителей 506 западных компаний с оборотом более 5 млрд. долларов. Источник: PC Magazine Internet Business, June 12, 2001, p. 18

Изменение характера и интенсивности конкуренции Влияние Internet Консолидация отраслей

Давление на цены, приводящее к их снижению Нехватка квалифицированных ресурсов

преобразования, чтобы успешно конкурировать в новых условиях, либо смириться с тем фактом, что дни ее сочтены;

• использовать Internet, чтобы расти и конкурировать. Все те компании, для которых проблема Internet не является жизненно важной, оказываются перед выбором - использовать для своего развития возможности, предлагаемые Сетью, или не использовать. Однако даже те организации, что сегодня не решают вопрос жизни и смерти, могут столкнуться с ним завтра. Темпы изменений настолько быстры, что невозможно предсказать, какие отрасли, компании или агентства не останутся затронуты наступлением, которое предпринимает Internet.

Руководители компаний сталкиваются со специфическими проблемами, связанными с Internet. Их можно выразить в следующих вопросах:

• что нужно сделать для преобразования организации таким образом, чтобы она выжила и процветала?

• как следует изменить организацию для того, чтобы правильно влиться в новые сообщества электронного бизнеса и участвовать в "возглавляемой потребителем революции" в рамках этой новой экономики?

• каким образом компания сможет выстоять в конкурентной борьбе, учитывая, что большая часть некогда принадлежавшей только ей интеллектуальной собственности станет общедоступной благодаря Internet?

• каким образом можно обеспечить адекватные меры защиты интеллектуальной собственности и интересов организации, вступив в стратегическое партнерство с компаниями, которые легко могут стать ее прямыми конкурентами?

• каким способом поддерживать средства и методы, обеспечивающие широкое сотрудничество внутри организации, а также между ней и ее стратегическими партнерами?

• при каких условиях фирма сможет разрабатывать и выпускать новые продукты/услуги достаточно быстро для того, чтобы она успешно конкурировала в новом высокодинамичном окружении?

• как расставить приоритеты, управлять стратегиями и проектами в рамках стратегических программ и портфеля проектов, а также операциями в рамках проектов с учетом новой среды деятельности?

• каким способом можно выделить организацию из всех прочих в глазах акционеров и предполагаемых инвесторов, для того чтобы стоимость ее акций на рынке ценных бумаг не поднималась и не падала в зависимости от всего рынка акций данной отрасли?

Принципы управления программами и проектами, будучи грамотно примененными, дадут твердые ответы по крайней мере на некоторые из этих вопросов.

Использование сети Internet

для реализации связанных с ней возможностей

Понятие "скорость Internet" относится к уменьшению времени 1) запуска нового продукта или услуги, 2) реагирования на изменения на рынке. С одной стороны, Internet создает эту ситуацию, а с другой, помогает быстрее реагировать на нее. Но использование Сети для уменьшения времени, требуемого на поставку законченного продукта, требует усилий всего руководящего состава, начиная с высшего руководства.

Существует ряд мощных коммерчески доступных систем управления проектами, совместимых с Internet, применяющих технологию "клиент-сервер" и способных функционировать на настольных/мобильных/карманных компьютерах, которые позволяют использовать все преимущества Internet в планировании и управлении проектами. Эти системы в совокупности с систематическим управлением проектами имеют следующее назначение:

• облегчают сотрудничество и информационное взаимодействие членов команды проекта вне зависимости от их местонахождения. При этом все члены команды могут работать с одной и той же регулярно обновляемой информацией;

• обеспечивают отслеживание рисков и проблем, а также выполнение процедур эскалации конфликтов (переноса конфликтов на более высокие уровни руководства для их разрешения);

• дают персоналу возможность пользоваться централизованными хранилищами информации (тем самым увеличивая эффективность работы персонала) при условии строгого соблюдения полномочий на изменение данных;

• большей частью (если не полностью) автоматизируют процесс управления проектами и ведение соответствующей документации;

• помогают распределять ключевые ресурсы в проектах, между проектами, программами, портфелями проектов, а также облегчают корпоративное планирование ресурсов и приобретение новых ресурсов;

• обеспечивают отслеживание и оценку изменений содержания проекта, его расписания, стоимости и рисков;

• позволяют объединять процесс управления проектами с остальными системами ведения бизнеса;

• позволяют извлекать уроки из результатов каждого выполненного проекта и хранить сделанные выводы с целью их последующего применения в управлении проектами.

Выбор и реализация такой системы сами по себе представляют сложный проект, который требует применения принципов и методик, рассматриваемых в этой книге.

Требования высшего руководства

Использование всех возможностей, предоставляемых управлением проектами, в целях конкурирования и сотрудничества

Чтобы управление проектами принесло максимальную пользу, руководитель должен добиться удовлетворения следующих требований:

• стратегическое управление и управление проектами полностью интегрированы;

• управление портфелями проектов всецело соответствует стратегиям развития организации;

• логически непротиворечивый, целостный и согласованный процесс управления проектами существует и полностью поддерживается на всех уровнях организации;

• процесс управления проектами учитывает наличие в организации различных категорий проектов и предусматривает детальные описания планирования и контроля проектов в Каждой категории;

• этот процесс, а также вспомогательные системы и инструменты реализованы в полном объеме и интегрированы с корпоративными политиками, процедурами и системами;

• возможности, представляемые Internet, используются должным образом в ежедневных операциях по управлению проектами. Более детальные требования, которые руководитель должен предъявить для достижения максимальной эффективности управления проектами, приводятся в конце каждой главы части I.

Црограммы и проекты

Управление проектами включает в себя концептуализацию (формирование концептуального представления), выбор, утверждение, планирование и выполнение работ, совокупность которых называется проектом. Понятия и системы, используемые в управлении проектами, равно как и связанные с ним трудности, вытекают из самой природы проектов. Поэтому важно, чтобы руководители, менеджеры и специалисты, вовлеченные в программы и проекты, хорошо понимали их уникальные характеристики и способы их классификации.

2.1 ПРОГРАММЫ, ПРОЕКТЫ И ЗАДАЧИ

При использовании терминов "программа", "проект" и "задача" может возникать некоторая путаница - иногда они употребляются неопределенно или даже подменяют друг друга (см. [114], где приведен обширный глоссарий, доступный через Internet и включающий термины по управлению проектами, сопровождаемые альтернативными толкованиями из различных источников. В [88, pp. 195-209] также содержится обширный глоссарий подобного рода).

Согласно сложившейся практике, во многих отраслях экономики для вышеназванных терминов установлены следующие общепринятые значения:

Программа - долгосрочное предприятие, которое включает в себя два или более проектов, требующих тесной координации.

Проект - комплекс действий (обычно длительностью менее трех лет), состоящий из взаимосвязанных задач, выполняемых различными функциональными организациями (подразделениями), с четко определенными целями, расписанием и бюджетом.

Задача - краткосрочное действие (рассчитанное на период от нескольких недель до нескольких месяцев), выполняемое одной функциональной организацией

Что такое проект

(подразделением); в комбинации с другими задачами может складываться в проект. Задачи обычно состоят из взаимосвязанных операций, имеющих более короткую продолжительность.

Не существует универсального соглашения, касающегося использования или определения этих терминов. Понятие "пакет работ", как правило, используется в литературе по управлению проектами в том же значении, что и "задача", - обозначает определенный объем работ, к которому могут быть применены операции оценивания, бюджетирования, календарного планирования, отчетности и контроля времени, стоимости, других ресурсов и результатов (технических и пр.).

При разбиении программы или проекта на составные элементы существует тенденция к тому, что каждая из участвующих в проекте организаций начинает применять термин "проект" к исполняемой ею работе, хотя это может привнести путаницу (так же, как часто происходит в технической сфере в связи с употреблением терминов "система", "подсистема" и т.п.). Возможно, не существует иного способа избежать подобного расхождения, кроме точного наименования каждого проекта и четкого обозначения всех его взаимосвязей.

Подход к управлению проектами, представленный в этой книге, применим и к программам, и к проектам, и к задачам. Однако главным образом рассмотрение будет вестись на уровне проектов и программ. Хотя в книге используется термин "проект", подразумевается, что все концепции, изложенные здесь, применимы и к программам.

Понимание этих трех ключевых терминов - первый шаг на пути к достижению надежного управления программами и проектами. В некоторых организациях слово "программа" может относиться к деятельности, осуществляемой на постоянной основе (например, "программа долгосрочного обучения"). Такое употребление термина отличается от используемого в данной книге.

2.2 ЧТО ТАКОЕ ПРОЕКТ

Всем проектам свойственны определенные основные характеристики. Наиболее важные из них с точки зрения управления приведены ниже.

Проекты - уникальные комплексы действий, имеющие начало и конец

Проекты предназначены для получения определенного результата в определенный момент времени и в рамках установленного бюджета. Они не опираются на функциональную структуру организации. Каждый проект уникален: ни один не является точной копией предыдущих.

Проект - это процесс создания определенных результатов

Проект можно рассматривать как целостный процесс, необходимый для создания нового продукта, нового завода, новой системы или иных определенных заранее результатов. Часто создаваемому продукту уделяется больше внимания,