12.1 АВТОРИЗАЦИЯ И КОНТРОЛЬ РАБОТ

После того как проект определен, спланирован, по нему составлены расписания и бюджеты, эффективное управление проектами подразумевает, что отдельные задачи должны быть доведены в письменной, документальной форме до лиц, которые будут руководить этой работой и выполнять ее, давая им полномочия использовать финансовые, человеческие и другие ресурсы проекта. Такой авторизующий документ должен содержать необходимые календарные планы и согласованный бюджет. Менеджер проекта обязан получить от каждого руководителя согласие и обязательство (желательно скрепленные подписью) принять и выполнить задание. Разумеется, при изменении условий такие соглашения можно пересмотреть или отменить.

Данный процесс называется автхфизациш и контролем работ. Он требуется как для задач, решаемых в рамках организации-спонсора, так и для задач, выполняемых внешними подрядчиками и поставщиками. Обычный порядок авторизации работ таков:

• заключается контракт (либо получается разрешение на выполнение работ, обоснование научно-исследовательской разработки или подписывается иной документ, разрешающий осуществление работ), после чего происходит оформление главного контрактного релиза;

• оформляется релиз по проекту;

• по мере необходимости в календарные планы и бюджеты проекта и отдельных задач вносятся изменения. Устанавливаются временные границы фаз с учетом даты разрешенного начала работ и изменений, сделанных в процессе утверждения;

• согласуются и оформляются рабочие задания по всем начальным задачам;

• при необходимости оформляются подряды и заказы на поставку;

• утверждаются и открываются счета для учета затрат (расходные счета) для активных задач. Бюджеты вводятся в электронную систему обработки данных, если таковая используется.

С этого момента начинается работа. Новые рабочие задания, субподряды и заказы оформляются по мере наступления установленных для этого сроков. В целях мониторинга и контроля все расходы отражаются на соответствующих расходных счетах. После выполнения задачи или подзадачи ее расходный счет закрывается, и последующее отнесение средств на него не допускается, если не считать получения особого разрешения на запоздалую транзакцию.

На рис. 12.1 показаны вышеописанный порядок авторизации работ и взаимосвязь функциональной структуры организации с ИСП.

Контрактные и проектные релизы

После подписания контракта его администратор готовит главный контрактный релиз (или эквивалентный документ) и предоставляет его всем ключевым менеджерам, задействованным в данном проекте.

в качестве примера можно привести используемую некоторой организацией форму контрактного релиза, состоящую из двенадцати страниц с соответствующими приложениями:

1. Краткое резюме.

2. Содержание и объем работ.

3. Продукция и цены - оборудование.

4. Продукция и цены - требования к данным.

5. Чертежи.

6. График поставок.

7. Информация по осмотру, упаковке, транспортировке и составлению накладных.

8. Ордера на замену продуктов.

9. Требования к собственности.

10. Инструментальное и контрольное оборудование.

11. Контрактные требования.

12. Требования по сопровождению.

в некоторых компаниях иногда может потребоваться введение дополнительных пунктов или замена вышеперечисленных.

Далее оформляется проектный релиз, где устанавливается совокупный объем прямых затрат на исполнение проекта. Хотя в различных организациях этот документ может называться по-разному, его назначение всегда одинаково. Для проектов по разработке новой продукции, например, роль такого документа может выполнять обоснование научно-исследовательской разработки с соответствующими утверждениями или титульным листом.

На рис. 12.2 показан типичный проектный релиз. Он должен быть утвержден менеджером проекта, администратором контракта, директором по производству или менеджером проекта и контролером.

Если в силу непредвиденных проблем или изменения объема работ и содержания проекта потребуются дополнительные средства для его завершения, то, прежде чем израсходовать их, необходимо будет подготовить новый проектный релиз с соответствующими изменениями. В ситуациях перерасхода бюджета используется управленческий релиз, позволяющий получить необходимые фонды либо за счет уменьшения прибыли по контракту, либо каким-то другим путем.

Субмодуль

Рисунок 12.1. Объединение функциональных организаций и иерархической структуры проекта/работ Источник: ITT defense communications division. Использовано с разрешения издателей. См. также рис. 10.7 (1 из 2)

WBS100

Программа или проект

01-9:

.-----------, ,-

I Управление , j

I системой/программой]

50-60

--J -1 г I--

Лоикыв I Система посадки I маипыв I самолета по приборам

-----б1~75 [ ("слепая" посадка) j

76-90

. J-

112

I Группа разработки электроники 1

Tl~19

Группа разработки I передатчика 1

Уровень 1

Уровень 2

Уровень 3

20-25

1113

Станина

Сервосистема

Счет затрат

1115

1116

Модуль средних волн

Уровень 4

J L I I

J L I

Уровень 5

См. также рис. 10.7.

KOHtponi. зада!И/гюцзадачи

Инженер ..роела

2 Г 50 10

Рисунок 12.1. Объединение функциональных организаций и иерархической структуры проекта/работ Источник: ITT defense communications division. Использовано с разрешения издателей. См. также рис. 10.7 (2 из 2)

Выпуск №

Контракт №

Дата контракта

Дата завершения контракта

Менеджер программы/проекта

Название/количество

„Тип

ПРОЕКТНЫЙ РЕЛИЗ

Счет №

Дата выпуска

. Класс продукта

Номер предложения

Администрация контрактов.

Отдел

ОБЩИЕ УТВЕРЖДЕННЫЕ РАСХОДЫ

Прямые расходы на оплату труда:

1. Инженеры $

2. Техники

3. Чертежники и технические писатели

4. Слесари

5. Операторы станков

6. Канцелярские служащие

7. Тестировщики и инспекторы

8. Прочие сотрудники Итого: прямых расходов на оплату труда

Прямые расходы на оплату труда - изготовление: $

4. Слесари

5. Операторы станков

6. Канцелярские служащие

7. Инспекторы

8. Прочие сотрудники

Итого: прямых расходов на оплату труда - изготовление Накладные расходы - прочив затраты Накладные расходы - изготовление Прямые расходы на материалы Обслуживание по субподрядам - материалы Обслуживание по субподрядам - прочив Избыток времени

Расходы компании - материал

Расходы компании - прочие Дорожные расходы

Специальные статьи - инструменты и обработка материалов

Специальные статьи - капитальные расходы

Прочее

Итого: утверждено расходов

За вычетом: фондов управления по документации № Итого: оплачено заказчиком

Комментарии

Рисунок 12.2. Пример документального оформления проектного релиза

Наряды на работы

Для авторизации и контроля выполнения задач, соответствующих бюджетов и календарных планов необходима формальная процедура, ключевым документом которой обычно является наряд на работу. Зачастую в компаниях существуют жесткие процедуры оформления таких нарядов на случай относительно несущественных расходов, например текущего ремонта зданий, однако эквивалентные процедуры для авторизации и контроля расхода гораздо больших сумм в рамках проектов, включая научные исследования и разработку, отсутствуют.

Этот очевидный недостаток снижает способность компании контролировать объем работ, соблюдение календарных планов и бюджета проекта. Наряд на работы должен содержать, по меньшей мере, следующие пункты:

• краткое, но всеобъемлющее описанш работы;

• место в иерархической структуре проекта с указанием соответствующих кодовых номеров (если они используются) пакета работ и вышестоящего элемента в структуре проекта;

• бюджет, разделенный на статьи по затратам на оплату труда и на материалы, по рабочим часам, объему материальных ресурсов и другим прямым расходам за определенный период времени;

• расписание с указанием срока начала работы и ее завершения, известных промежуточных контрольных и интерфейсных событий, а также связанных контрольных пакетов работ;

• ссылки на соответствующие спецификации продукции, чертежи и другие документы;

• код расходного счета с указанием кодов субсчетов для контроля в случае дальнейшего делегирования выполнения вспомогательных работ, если это возможно и целесообразно;

• подпись инициатора - менеджера проекта или менеджера задачи - для последующих нарядов на вспомогательные работы;

• подпись лица, уполномоченного взять на себя ответственность за выполнение указанной работы, его идентификационное имя или код в организации (имеется в виду, например, функциональный лидер проекта или лидер задачи);

• любые особые условия.

На рис. 12.3 показан пример типичного наряда на работы. Как уже указывалось, к нему должны прилагаться календарный план выполнения задания, бюджет и другие соответствующие документы.

Нередко необходимо утверждение работ на более низком уровне. Дополнительные наряды на проведение вспомогательных работ, разрешения на отхгуск/ отгрузку, заказы на изготовление, цеховые наряды, распоряжения о закупках.