Оценивание, руководство и закрытие проекта

После того как проект запущен, менеджер проекта совместно с функциональными лидерами должен непрерывно отслеживать все аспекты деятельности. Менеджеру надлежит оценивать общее состояние проекта, а также в сотрудничестве с функциональными лидерами принимать соответствующие корректирующие меры во избежание нежелательных результатов. Этот непрерывный процесс и рассматривается в данной главе.

14.1 НЕОБХОДИМОСТЬ И ЦЕЛИ КОМПЛЕКСНОЙ ОЦЕНКИ ПРОЕКТА

Мониторинг и оценку каждого из трех аспектов проекта - стоимости, расписания и технических показателей - можно осуществлять по отдельности тем или иным способом. Однако между этими тремя областями существуют сложные взаимозависимости, поэтому необходимо оценивать проект во всех трех областях одновременно, на комплексной основе. Технические проблемы вызывают задержки (срыв календарных планов), что приводит к росту стоимости, а перерасход бюджета может отрицательно отразиться на качестве, и т.д. Принятие корректирующих мер в одной области проекта порой влечет за собой непредвиденные проблемы в другой.

Цели комплексного оценивания проекта заключаются в следующем:

® обеспечить максимальную наглядность взаимосвязей стоимости, расписаний и технических достижений по проекту;

• по мере сил выявлять проблемы до их возникновения, что позволит избежать их или свести к минимуму их последствия;

• максимально быстро выявлять благоприятные возможности для ускорения выполнения проекта, снижения стоимости, совершенствования технических характеристик и использовать эти возможности прежде, чем они будут упущены.

14.2 МЕТОДЫ И ПРАКТИКА ОЦЕНКИ ПРОЕКТА

Оценивание проекта - постоянный процесс, который осуществляется на всем протяжении жизненного цикла проекта. Это не должно быть экстренное мероприятие, проводимое в обстановке паники, вызванной внезапным обнаружением какой-то серьезной проблемы.

Процесс оценки проекта

Оценка проекта - периодически повторяемый процесс, включающий в себя три этапа:

1. Определение текущего состояния проекта путем оценки:

• фактически выполненной работы;

• текущих и ожидаемых технических результатов;

• затраченных ресурсов (времени, трудовых затрат, денежных средств).

2. Сравнение состояния проекта с планом по следующим параметрам:

• расписаниям;

• предусмотренной бюджетом и текущей оценочной стоимости;

• техническим характеристикам (как на момент сравнения, так и на момент завершения проекта).

3. Выявление текущих или будущих отклонений от плановых значений стоимости, сроков и технических показателей.

Затем оценка проекта уступает место выработке направляющих решений по проекту, то есть определению и утверждению соответствующих мер, направленных на устранение отклонения текущих параметров от плановых. Однако до принятия предложенных мер или совершения альтернативных действий может по-надобитьсяих дальнейшая оценка.

Основные методы и практические приемы

в следующих разделах обсуждаются шесть основных методов и практических приемов оценки проекта:

1. Личные наблюдения.

2. Анализ устных и письменных отчетов.

3. Графическое представление информации.

4. Совещания по оценке состояния проекта.

5. Анализ хода выполнения проекта.

6. Создание центра управления проектами.

Личные наблюдения

Очень важно, чтобы менеджер проекта поддерживал личный контакт с возможно большим количеством участвующих в проекте функциональных лидеров команды и специалистов. Непосредственные личные наблюдения и контакт с функциональными лидерами команды и другими участниками проекта неоценимы для определения фактически достигнутых результатов, будь то проектировочные работы или монтаж, а также для выявления потенциальных проблем, особенно в тех областях, в которьгх менеджер проекта располагает профессиональным опытом.

Эффективность личных наблюдений носит, однако, достаточно ограниченный характер, тем более в применении к важным большим проектам. Географическая разрозненность, размеры и сложность проекта часто ограничивают возможность менеджера периодически проводить личные наблюдения в достаточном объеме. Даже в идеальных условиях требуются дополнительная информация и оценка.

Анализ устных и письменных отчетов

У устных отчетов имеется большое преимущество - они отражают состояние дел непосредственно на текущий момент; но им также присущ значительный недостаток: они могут неправильно интерпретироваться, искажаться или забываться обеими сторонами. Ответственности за представленный отчет практически никто не несет.

Письменные отчеты и документы имеют большую ценность, а некоторые из них незаменимы для оценки проекта. Однако они часто оказываются менее эффективными, чем могли бы быть, по следующим причинам:

• многие отчеты плохо составлены, слишком детализированы или трудны для понимания;

• в отчетах, представленных в форме таблиц цифровых данных, бывает сложно выявить существенные изменения и тенденции;

• письменные отчеты о технических достижениях могут содержать очень подробное описание того, что было сделано за данный период, однако редко дают существенную информацию о текущих или будущих проблемах и о реальном прогрессе на пути к достижению целевых характеристик продукта.

Далее приводится ряд действий, с помощью которых можно повысить эффективность анализа отчетов:

• правильное суммирование и обобщение (например, использование для суммирования и обобщения информации о расходах иерархической структуры работ по проекту, а не просто стандартной таблицы счетов по проекту);

• использование сравнений и процентных соотношений;

• сравнение с предыдущими отчетами для вьшвления намечающихся тенденций;

• введение практики избирательной отчетности - предоставление лишь тех данных, которые интересуют получателя отчета;

• графическое представление данных. Графическое представление информации

Графическое представление ключевой информации облегчает менеджеру комплексную оценку проекта. Эффективность сведений, должным образом оформленных графически, обусловлена следующими факторами:

• большие объемы сложной информации могут быть представлены в наглядной, удобной для восприятия форме;

• легко выявить изменения скорости хода работ и темпа потребления ресурсов;

• одновременно можно представить различные виды информации (по срокам, стоимости и техническим достижениям) для комплексного анализа;

• легко показать и подвергнуть сравнению первоначальные планы, ход выполнения проекта на предыдущих этапах и прогнозируемые результаты;

• открытая демонстрация такой информации (когда это возможно) позволяет всем вовлеченным лицам быть в курсе хода работ по проекту.

Графическое представление данных имеет следующие недостатки:

• требуются дополнительные усилия по разработке, подготовке и обновлению различных схем и графиков;

• вывод информации в чрезмерно обобщенном виде может скрывать проблемы и тем самым вводить руководство в заблуждение.

Для подготовки и периодического обновления графических отчетов, а также для проведения углубленного анализа очевидных проблем, выявляемых с их помощью, необходимы детальные сопровождающие отчеты. На рис. 14.1 и 14.2 вы врадите полезные примеры графического представления данных.

Одно из важнейших преимуществ информационных систем управления проектами, разработанных за последнее десятилетие, - графическое представление

80dEi/i/otf 1чнои1/1тЛ1

О. с

§.

ь о о

ф I ш

9-

100%

я. ф. м.

а. м. и. g и. а. С. О. н. Д. я.

ф. м.

а. м. CV и.

S и.

а. С. О. н. Д. я.

ф. м.

а. м. й и.

23 и.

Оценка по завершении

Окончательная »D, Е стоимость

ф1мТа.м.!и.!и. а.с.!о.н.д. я.ф.м.1 а.!м.! и.и.а.с.1о.н.д.я.ф.м. а.м.и.1и.!а.с.о.н.!д

1990 1991 1992

ф.[м.{а.м.и.и.а.[с.[0.{н.д. я-1 ф. m.j a.jm.j и. и.[ а. C.j 0. н. д. я.{ф.[м. a.j м. и. И. а. с. o.j н. д.

Смещение прогнозируемой даты завершения проекта, выявляемое при изучении ежемесячных отчетов о состоянии проекта

Ключевые события \17 Начало проекта

Тестирование прототипа завершено

Поставлен лот 1 Открытие площадки

Начало последнего тестирования системы Тестирование завершено Проект завершен

Окончательное смещение даты завершения проекта

Первоначальное расписание

Фактическое " завершение

Рисунок 14.2. График скольжения дат наступления контрольных событий и отклонения фактических общих затрат от запланированных. Представлена ситуация на момент завершения проекта